Anrufbeantworter-Ansagen: Tipps vom Profi

Der erste Eindruck zählt. Und zwar nicht nur bei der persönlichen Begegnung, sondern auch am Telefon. Ruft ein potenzieller Kunde bei Ihnen während eines Meetings oder außerhalb Ihrer Geschäftszeiten an, ist die Anrufbeantworter-Ansage das erste, was er von Ihrem Unternehmen hört. Ihrer akustischen Visitenkarte sollten Sie deshalb große Beachtung schenken. Nutzen Sie professionelle Telefonansagen, um Ihre Firma bestmöglich zu präsentieren und Interessenten von Ihren Leistungen zu überzeugen. Damit Sie die häufigsten Fehler erkennen und vermeiden, haben wir von 1a-telefonansagen für Sie auf dieser Seite die besten Telefonansagen-Tipps zusammengetragen.

10 typische Fehler von Telefonansagen, die Sie vermeiden sollten

Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Mailbox von Firma Mustermann. Sprechen Sie nach dem Signalton.“ Mit diesen zwei kurzen Sätzen, vorgetragen von der monotonsten Computerstimme, sorgen Sie garantiert dafür, dass Ihr Anrufbeantworter nichts zu tun bekommt. Denn solche unpersönlichen Ansagen sind unprofessionell und hinterlassen einen negativen ersten Eindruck.

Sie wollen wissen, was Sie bei Ihrem AB vermeiden sollten? Hier folgen die
typischen Fehler bei Anrufbeantworter-Ansagen:

1. Unpersönlichkeit

„Hier ist der Anrufbeantworter von Firma X.“ So mit der Tür ins Haus zu fallen und den Anrufer nicht anzusprechen, ist schlicht unhöflich. Im direkten Gespräch würden Sie Ihr Gegenüber schließlich auch grüßen oder willkommen heißen.

2. undeutliche oder monotone Sprechweise

Nicht nur auf den Inhalt kommt es an, sondern ganz besonders auf die Art und Weise, wie er vermittelt wird. Vermeiden Sie deshalb, zu nuscheln oder allgemein undeutlich zu sprechen. Auch ein monotoner Vortrag kommt schlecht an.

3. schlechte Tonqualität

Neben einer mangelhaften Aussprache ist auch eine unzureichende Tonqualität fatal. Knacken und Rauschen oder zu leise Stimmen dürfen in der AB-Ansage nicht vorkommen, da Sie der Anrufer sonst nicht verstehen kann.

4. zu lange Ansagetexte

Verwechseln Sie Ihre Anrufbeantworter-Ansage nicht mit einer halbstündigen Unternehmensvorstellung. Verzichten Sie deshalb auf lange Texte und verschachtelte Sätze, bei denen der Anrufer nach dem dritten Wort den Faden verliert.

5. Werbung

Wer Sie anruft, tut das aus einem bestimmten Grund und kennt Ihr Unternehmen bereits oder interessiert sich dafür. Vermeiden Sie deshalb Werbung, denn sie ist bei anderen Zielgruppen besser platziert. Zudem haben Sie in der Ansage keine Zeit dafür.

6. Signalton-Hinweise

„Hinterlassen Sie Ihre Nachricht nach dem Signalton.“ Diese Ankündigung können Sie sich sparen, denn es ist allgemein bekannt, dass die Mailbox nach dem Piepton aufnimmt. Signalton ist zudem überflüssig: Signal oder Ton genügt.

7. unnötige Informationen

„Ich bin derzeit nicht erreichbar.“ Solche Formulierungen, die das Offensichtliche extra betonen, ziehen Ihre Telefonansage nur unnötig in die Länge. Gleiches gilt für die exakte Formulierung der Rechtsform Ihres Unternehmens; der Name reicht aus.

8. lustige Telefonansagen

Humor ist gut – wenn er richtig dosiert und an der passenden Stelle eingesetzt wird. Für die meisten seriösen Unternehmen sind lustige Anrufbeantworter-Ansagen nicht geeignet, da sie falsch verstanden werden können.

9. unhaltbare Versprechen

„Wir rufen Sie schnellstmöglich zurück.“ Das sollten Sie nur sagen, wenn Sie Ihr Versprechen auch halten können. Denn eine unerfüllte Erwartungshaltung verschlechtert die Beziehung zu potenziellen Kunden.

10. Entschuldigungen

Negativ besetzte Wörter sollten Sie in Telefonansagen vermeiden, denn Sie wecken versteckte negative Emotionen. Entschuldigen Sie sich deshalb nicht dafür, dass Sie einen Anruf nicht entgegennehmen können, und verzichten Sie auf das Adverb „leider“.

Was macht eine gute Telefonansage aus?

Eine gute Telefonansage vermeidet nicht nur die genannten 10 typischen Fehler, sondern ist individuell
perfekt auf Ihr Unternehmen abgestimmt. Sie bietet für Ihre (potenziellen) Kunden einen hohen Wiedererkennungswert und passt genau zu Ihrer Marke. Außerdem ist eine gute Telefonansage auf die jeweilige Anrufsituation optimiert. Deshalb raten wir von 1a-telefonansagen.de Ihnen von einer Standardversion ab und empfehlen mehrere Texte, die für den jeweiligen Anlass kreiert wurden.

Anrufbeantworter Tipps

Unser Tipp vom Profi für Anrufbeantworter-Ansagen: Nehmen Sie Texte auf für

  • normale Werktage innerhalb der Geschäftszeiten (wenn Sie beispielsweise ein Kundengespräch führen und nicht abnehmen können),
  • normale Werktage außerhalb der Geschäftszeiten,
  • Wochenenden,
  • Betriebsurlaub und Brückentage,
  • Feiertage,
  • bedeutende Feiertage wie Weihnachten und Ostern
  • sowie spezielle Anlässe wie Fortbildungen der gesamten Belegschaft.

Unsere Tipps für Ihre Anrufbeantworter-Ansagen

Sie möchten eine Anrufbeantworter-Ansage aufnehmen, sind aber unsicher, was Sie beachten sollten, damit das Ergebnis professionell klingt? Die typischen Fehler, die Sie machen könnten, kennen Sie bereits. Doch es gilt noch mehr zu berücksichtigen. Deshalb haben wir hier für Sie unsere
Anrufbeantworter-Ansagen-Tipps vom Profi zusammengestellt.

Anrufbeantworter Tipps

Schreiben Sie den Text vor.

Selbst als wortgewandter Mensch fühlen Sie sich sicherer, wenn Sie Ihren AB-Text vor sich liegen haben. Denn mit einem Spicker vergessen Sie keinen wichtigen Punkt. Ein weiterer Vorteil beim Aufschreiben liegt darin, dass Sie den Text vor der Aufnahme mehrmals optimieren können, wenn er zu lang, zu kurz, zu gestelzt oder zu humorvoll ist.

Anrufbeantworter Tipps

Üben Sie das Einsprechen.

Lesen Sie sich Ihren Text selbst laut vor, um ein Gefühl für das gewünschte Ergebnis zu bekommen. Achten Sie unbedingt darauf, dass Ihr Text nicht abgelesen klingt. Sprechen Sie stattdessen langsam und deutlich – so, wie Sie es am Telefon tun, wenn Sie einen Anruf annehmen. Durch das Üben vermeiden Sie später bei der Aufnahme Fehlversuche.

Anrufbeantworter Tipps

Setzen Sie beim Sprechen Mimi und Gestik ein und achten Sie auf Ihre Körperhaltung.

Lächeln Sie beim Sprechen, denn das wirkt Wunder! Auch wenn der Anrufer Sie nicht sehen kann, hört er die positive Ausstrahlung aus Ihrer Stimme heraus – und hat gleich ein positives Gefühl gegenüber Ihrem Unternehmen. Stellen Sie sich bei der Aufnahme aufrecht hin. So erhält Ihre Stimme mehr Volumen.

Anrufbeantworter Tipps

Nehmen Sie die Ansage in einem ruhigen Raum auf.

Was selbstverständlich klingt, wird gern vergessen: Neben- und Hintergrundgeräusche haben auf einer Anrufbeantworter-Ansage nichts zu suchen. Achten Sie deshalb darauf, dass die Fenster geschlossen und die Lüftung ausgeschaltet sind. Befestigen Sie ein Schild an der Tür, damit Sie nicht gestört werden. Nutzen Sie jedoch keinen komplett leeren Raum, um Nachhall zu vermeiden.

Beherzigen Sie unsere top 10 Anrufbeantworter-Ansagen-Tipps vom Profi:

Anrufbeantworter Tipps
  1. Begrüßen Sie den Anrufer.
  2. Sprechen Sie deutlich und langsam.
  3. Achten Sie auf eine gute Tonqualität Ihres Aufnahmegerätes.
  4. Fassen Sie sich kurz (maximal 20 bis 30 Sekunden).
  5. Verzichten Sie auf Werbung.
  6. Weisen Sie nicht extra auf das Piep-Signal hin.
  7. Vermitteln Sie nur nützliche Informationen.
  8. Setzen Sie Humor nur dort ein, wo er passt.
  9. Versprechen Sie nur, was Sie auch halten können.
  10. Nutzen Sie positive Formulierungen.

 

Außerdem: Stellen Sie sicher, dass jeder im Unternehmen – vom Praktikanten bis zum Geschäftsführer – die Anrufbeantworter-Ansage(n) kennt. Wenn sich ein Kunde auf Ihren Text bezieht, wissen alle sofort Bescheid. So vermeiden Sie peinliche Situationen.

Das Erfolgsrezept für Telefonansagen

Name

  • Unternehmensname beim Anruf in der Zentrale
  • zusätzlich Vor- und Zuname beim Anruf auf der persönlichen Durchwahl
  • komplette Rechtsform wie GmbH & Co. KG nicht erforderlich

Kontaktinformationen

  • Erreichbarkeit zu Geschäfts- oder Bürozeiten
  • Dauer von Urlaub oder Betriebsruhe
  • alternative Kontaktmöglichkeiten wie E-Mail

Dank und Verabschiedung

  • höflicher Abschluss der Ansage
  • Grundstein für weitere Kommunikation
  • Wertschätzung des Anrufers

Ein Beispiel für eine professionelle Telefonansage mit den drei Erfolgszutaten:

Anrufbeantworter Ansagen Best Practice Beispiel

Hallo und herzlich willkommen beim Musterunternehmen. Sie rufen außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Persönlich erreichen Sie uns Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr. Schreiben Sie bitte Ihr Anliegen an post@musterunternehmen.de oder sprechen Sie nach dem Signal. Vielen Dank für Ihren Anruf! Auf Wiederhören.

Dos

  • Sie erreichen uns heute wieder ab 14 Uhr.
  • Wir sind ab 12.30 Uhr wieder für Sie da.
  • Wir haben bis einschließlich 1. Juli Betriebsruhe und sind ab 2. Juli zu unseren Geschäftszeiten Montag bis Samstag von 8 bis 18 Uhr wieder erreichbar.
  • Das gesamte Team bildet sich gerade für Sie weiter. Hinterlassen Sie Ihre Telefonnummer, damit wir uns bei Ihnen melden können.
  • Hinterlassen Sie Ihre Telefonnummer, damit wir uns bei Ihnen melden können.

Don‘ts

  • Im Moment sind wir leider nicht erreichbar.
  • Wir machen zwischen 11 und 12.30 Uhr Pause.
  • Wir sind gerade im Urlaub.
  • Leider kann niemand im Unternehmen Ihren Anruf derzeit annehmen.
  • Hinterlassen Sie Ihre Telefonnummer,
    dann rufen wir Sie sofort zurück.

Für Anrufbeantworter-Ansagen vom Profi ist 1a-telefonansagen die richtige Adresse!

Sind Sie auf der Suche nach einer
professionellen Anrufbeantworter-Ansage, die genau zu Ihrem Unternehmen passt? Wünschen Sie sich die sympathische Stimme eines Hollywood-Stars oder eine eigens für Ihre Firma komponierte Musik mit hohem Wiedererkennungswert? Dann sind Sie bei 1a-telefonansagen richtig! Wir arbeiten seit 1997 mit den besten deutschsprachigen und internationalen Sprecherinnen und Sprechern zusammen, um für jede Branche und jeden Anlass die optimale Anrufbeantworter-Ansage produzieren zu können.


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